¿Para qué estás en esa reunión?

Algo cambió en nuestra manera de trabajar  y todavía no lo hemos nombrado bien.

Podemos pasar buena parte del día dentro de reuniones y terminarlo con una sensación difícil de ignorar: estuvimos ocupados durante horas, pero cuesta decir qué avanzó, qué aportamos, qué se definió y ni hablar de la lista interminable de cosas pendientes que podrían resolverse en esos espacios, tu y yo sabemos que el tiempo invertido se justifica solo cuando deja evidencia y no siempre esto ocurre.

La agenda está llena cada semana, una conversación termina y empieza otra, tomamos notas, contestamos mensajes entre una llamada y la siguiente, miramos el reloj, aparece otro café y en algún momento pensamos: ¿a qué hora voy a hacer lo que necesitaba hacer hoy? y así se va nuestro día.

Lo curioso es que esas horas también son trabajo, ahí se deben tomar decisiones, se construyen relaciones, se ponen ideas sobre la mesa, se abren oportunidades y se juega buena parte de nuestra credibilidad profesional.

Entonces vale la pena hacer una pregunta más incómoda ¿Qué estamos haciendo realmente con ese tiempo?

Microsoft puso números a una sensación que muchos conocemos, en su investigación 31.000 personas en 31 países, muestran un dato difícil de pasar por alto, el trabajador promedio puede recibir 275 interrupciones durante el día, es como trabajar detrás de una puerta que se abre 275 veces al día, cada vez entra algo nuevo y una parte de tu atención sale a recibirlo, ¿en dónde quedan la concentración y la atención?. 

Este puede ser tu día o el mío, llegas a una conversación después de responder un correo, dejas otra tarea abierta, todavía estás pensando en lo anterior mientras alguien empieza a hablar de lo siguiente, sales y ya hay otra invitación esperando. En ese mismo informe el 57 % de las reuniones se agenda de manera improvisada, muchas de ellas en horas de alta productividad.

La fragmentación también entra contigo a la reunión.

Y ahí mi cerebro se conecta con algo que te quiero compartir, porque quizá no puedes elegir todas las reuniones que aparecen en tu calendario, o quizá sí. Tal vez convocas algunas, diriges otras y en muchas participas como una voz más.

El margen de acción cambia, pero quiero que recuerdes que hay algo que sigue dependiendo de ti: determinar para qué quieres estar ahí. Haz la prueba, piensa en una reunión real que tengas esta semana y completa esta frase:

Cuando esta conversación termine, quiero haber contribuido a que ____________. (No respondas “participar”, “escuchar”, “estar al tanto” o “apoyar”, eso describe presencia, quiero que intentes nombrar qué esperas producir con ella).

Tal vez necesitas que una idea se entienda con precisión, quizá hay una decisión que lleva semanas aplazándose, un riesgo que nadie está nombrando o algo que necesitas comprender antes de tomar posición. Incluso puede que solo quieras comprobar si eso que todos dan por sentado sigue siendo cierto.

Cuando consigues responderlo, ocurre algo interesante, la reunión empieza a cambiar antes del primer café, cambia lo que preparas, lo que escuchas, el momento en que decides intervenir y también aquello que eliges dejar pasar.

Tu agenda dice dónde vas a estar, tu intención determina qué haces con tu presencia.

A mí también me ha pasado, he entrado a una reunión sin haber hecho esa pausa, pero busco, escucho, respondo lo que me preguntan, aporto información, la conversación avanza y después, cuando todo termina, aparece con una claridad impecable aquello que necesitaba haber dicho.

El conocimiento estaba ahí, la preparación también, lo que no había determinado era qué necesitaba producir mi participación. Esa diferencia me obligó a empezar a hacerme una pregunta antes: ¿Para qué voy?

A veces voy a explicar algo que otros necesitan comprender, en otros espacios necesito ayudar a mover una decisión, hay conversaciones en las que mi trabajo consiste en detectar qué está desalineado y hay otras en las que lo más valioso que puedo hacer es escuchar hasta entender qué todavía no estoy viendo.

La intención modifica el criterio con el que participo, si necesito claridad, escucho dónde aparece la confusión, si hay una decisión pendiente, presto atención a qué la está frenando. Si necesito comprender, dejo de preparar mentalmente mi siguiente intervención mientras alguien más habla.

Si un asunto importante se pierde entre temas secundarios, sé que probablemente tendré que volver a ponerlo sobre la mesa. La reunión puede ser exactamente la misma, pero yo ya no entro de la misma manera.

Hablar con criterio empieza mucho antes de intervenir.

Y esto tiene una consecuencia que solemos pasar por alto, preparar una reunión no consiste solamente en ordenar lo que queremos decir, también podemos preparar lo que necesitamos escuchar.

Esa distinción parece menor hasta que la pruebas, porque cuando sabes para qué estás ahí, la atención deja de repartirse de la misma manera; reconoces el dato que modifica tu lectura, detectas una objeción que merece ser explorada, notas cuándo la conversación tomó una dirección distinta.

Puedes darte cuenta de que aquello que pensabas decir ya perdió relevancia porque apareció información nueva y ahí comienza una capacidad mucho más interesante que “participar más”.

Elegir mejor.

En ConCiencia trabajamos cinco movimientos que aparecen todo el tiempo en una conversación: intervenir, esperar, insistir, callar y volver. No son una secuencia que haya que cumplir, te los propongo como posibilidades que se administran según la intención, el contexto y lo que está ocurriendo en ese momento.

• Hay una idea que necesita entrar en la conversación: intervienes.
• Alguien está aportando información que todavía necesitas comprender: esperas.
• Un asunto relevante se está perdiendo y su ausencia puede afectar la decisión: insistes.
• Lo que ibas a decir ya no agrega nada: callas.
• La conversación avanzó, pero dejó algo importante abierto: vuelves.

La capacidad está en poder elegir, porque intervenir por reflejo puede ser tan automático como quedarse en silencio por costumbre.

Tu voz también se administra cuando decides esperar.

Esa es una de las razones por las que medir una reunión solamente por su duración dice muy poco. Mira desde esta perspectiva, una conversación de veinte minutos puede dejarte agotado y sin claridad, otra puede durar una hora y haber producido algo importante. El tiempo importa pero también importa qué ocurrió con él.

Por eso, al salir, hay otra pregunta que vale la pena hacer: ¿Qué produjo mi participación? y no lo que usualmente revisamos, cuánto hablé, cómo me sentí , fuí brillante, dije exactamente todo lo que llevabas preparado.

Tu misión es saber con claridad ¿Qué quedó diferente porque tú estuviste ahí?

Tal vez una idea se entendió mejor, una decisión pudo avanzar, la duda que todos estaban evitando finalmente apareció, escuchaste algo que cambió tu posición, un tema quedó suficientemente claro para no necesitar otra reunión o quizás la respuesta sea mucho menos cómoda: No pasó nada.

Esa respuesta también sirve, puede mostrarte que llegaste en automático, que seguías cumpliendo una función que hoy merece revisión, que hablaste mucho y moviste poco, o que estabas tan concentrado en lo que querías decir que dejaste de leer lo que estaba ocurriendo delante de ti. Mirarlo así cambia el juicio por información y la información permite recalibrar.

La incidencia deja evidencia, algo queda distinto después de tu participación.

Hay una imagen que me ayuda a pensarlo, una brújula sirve porque permite orientarte mientras avanzas, no porque te obligue a caminar siempre hacia el mismo punto y con las conversaciones ocurre algo parecido, puedes entrar con una intención clara y descubrir que el contexto cambió.

Revisas si apareció un dato nuevo, analizas si la tensión está en otro lugar, confirmas que la persona que necesitabas convencer ya entendió, entendiste que la decisión que ibas a defender dejó de tener sentido, ese es el criterio que necesitas para dejar de pasar el tiempo en reuniones interminables, también consiste en poder recalibrar.

Por eso una intención clara no vuelve rígida una conversación, te da un punto desde el cual leerla y quizá ahí está una parte importante de lo que necesitamos volver a aprender en jornadas tan fragmentadas, estar presentes no garantiza que estemos participando con intención.

Antes de cerrar este artículo, vuelve a esa reunión que escogiste al principio, no necesitas una herramienta complicada, solo tres respuestas honestas:

• Voy para…
• Mientras estemos ahí necesito prestar especial atención a…
• Al terminar sabré que mi participación sirvió si…

Escríbelas antes de entrar y después de la reunión, léelas otra vez, mira qué ocurrió.

• Qué cambió.
• Qué hiciste.
• Qué elegiste dejar de hacer.
• Qué escuchaste que no esperabas.
• Y qué necesitas ajustar para la siguiente.

Eso convierte una reunión cotidiana en información sobre tu propia manera de comunicar.

En ConCiencia de Comunicación trabajamos precisamente ahí, observamos la distancia entre la intención de una persona, la manera en que administra sus recursos mientras conversa y el efecto que finalmente produce. 

El camino parte de reconocer lo que ya existe, observarlo en contexto y ampliar opciones para que la persona pueda administrarlas con mayor precisión. Por eso una reunión puede decir mucho más de ti que si “hablas bien” o “hablas mal”.

Muestra cómo escuchas cuando tienes prisa, qué haces cuando el tema se desvía, cuándo entregas demasiado contexto, qué evitas decir,  en qué momento insistes, qué sucede con tu atención cuando aparece tensión y, sobre todo, qué tan clara estaba tu intención antes de participar.

Ese es también uno de los territorios que exploramos en el Mapa de tu Voz: hacer visible lo que hoy ocurre de manera automática para que puedas administrarlo con criterio cuando realmente importa.

Pero puedes empezar sin esperar nada más, tu próxima reunión ya está probablemente en el calendario. Antes de entrar, mírala una vez más y pregúntate: ¿Qué debería quedar diferente porque yo estuve ahí?

Porque si tienes el conocimiento, la experiencia y el criterio para aportar mucho más, ¿qué parte de esa capacidad estás dispuesto a dejar de llevar a las reuniones en automático?